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Comment choisir et piloter son fournisseur


Un moment du projet risqué et délicat

Ce moment du choix d’un fournisseur implique d’avoir une certaine confiance dans son interlocuteur. En conséquence, il y a lieu de s’assurer que celui-ci est bien conscient des enjeux de cet acte d’achat, qu’il a bien compris ce qui est attendu de lui, qu'il tiendra ses engagements.

Dans ce risque inhérent au choix, il incombe au chef de projet et à l'acheteur de maîtriser ce risque en limitant sa probabilité d’apparition, en étant attentif à sa détectabilité et en réduisant son impact.

Ce choix doit être étayé, justifié et argumenté pour les différents interlocuteurs internes soient convaincus et pour limiter toutes remises en cause ultérieures.

Critères de choix des fournisseurs

Un équipier spécifique

La constitution de l’équipe projet nécessite une approche méthodique de la part du responsable de projet : à partir des tâches à réaliser, il identifie les compétences requises et « recrute » ses équipiers en fonction de critères déterminés. De même que les contributeurs internes au projet ne sont pas choisis au hasard, les fournisseurs sur lesquels le projet va s'appuyer seront sélectionnés avec soin, suivant des critères déterminés.

Fixer des critères pour lancer la consultation.

Les objectifs du projet et du chef de projet se synthétisent selon les trois axes : coût, qualité, délais. Au travers de ces macro objectifs, les principales raisons pour lesquelles le chef de projet va recourir à une ressource extérieure se précisent pour en déduire des critères de sélection des fournisseurs. Par exemple :
 

Motivations

Critères de sélection du fournisseur

Surcharge de travail de l'équipe projet Disponibilité, réactivité
Compétence spécifique non disponible Références, savoir-faire, CV
Moyens matériels de réalisation nécessaire Parc machines adapté et disponible
Technologie non maîtrisée Savoir-faire, compétence
Mise en concurrence interne Proposition financière
Éloignement géographique du lieu de réalisation Implantations à proximité
Coût de session interne prohibitif dans l'affectation d'une ressource Proposition financière
Difficulté à obtenir des engagements sur des résultats Obligations contractuelles
Investissement initial élevé (acquisition d'un matériel, d'un savoir-faire) Proposition financière
Recherche d'innovation, besoin de créativité Brevets, référence
Rigueur insuffisante en interne Obligations contractuelles
Service après-vente Organisation, obligation contractuelle
Raccourcir les délais Disponibilités



Ces critères généraux permettent de repérer les fournisseurs du métier. Un premier tri sur ces critères simples et facilement accessibles – C.A., effectif, qualification, localisation - lui permet de repérer les fournisseurs potentiels.

Si le nombre de fournisseurs potentiels est encore trop important, si les informations à dispositions ne permettent pas déjuger l'aptitude éventuelle du fournisseur, ou si les enjeux et les risques sont importants, la présélection des candidats sur la base d'un questionnaire détaillé plus proches des besoins de sous-traitance.

Grille de consultation

La consultation est menée sur la base des éléments techniques (cahier des charges, spécifications techniques, spécifications fonctionnelles) établis par le projet. Elle doit permettre de :

  • obtenir une proposition technique répondant aux spécifications (description de la solution, des moyens, des ressources que le prestataire va mettre en œuvre) ;
  • connaître les conditions commerciales afférentes ;
  • vérifier la compétence du fournisseur ;
  • connaître ses disponibilités ou les délais ;

pour ensuite :

  • comparer les propositions ;
  • les mettre en concurrence ;
  • et finalement choisir le fournisseur ou déterminer ceux avec lesquels une négociation sera menée.


Une grille de consultation multicritère est établie pour étudier directement les éléments de comparaison entre les propositions. Cette grille prend en compte des facteurs comme que le prix, la qualité, le délai, la notoriété, ..., en fait tous les critères cités auparavant et qui n'auront pas encore été considérés.

Pour compléter ce processus de choix, une analyse des risques conduira à détecter les points faibles éventuels et d’anticiper sur les points de vigilance à mettre en place pour en minimiser les conséquences.

Pour aller plus loin, inscrivez-vous pour la formation Gestion de sous-traitance.
 


Patrick Bourdichon:
Pendant 10 ans chez Schlumberger Industries, Patrick a été responsable de la gestion de la qualité, de la documentation et de la configuration. Il a également été responsable de la mise en place des méthodes de conduite de projet. Avec le groupe Athena Assurances, il a conduit pendant 3 années des projets de systèmes d’informations pour le réseau commercial. Il est également auteur du management de projet, (Editions WEKA), Estimation des coûts des projets industriels (Afnor Gestion) et L’ingénierie Simultanée (HERMES).
 
 
 
 
 
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