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Outils de travail collaboratif gratuits


On a tous en tête des solutions de gestion de projet collaboratif déployées dans les services SI ou plus largement en entreprise. Ces solutions gagnent de plus en plus de terrain.

Mais savez-vous que ces solutions ont également des versions gratuites tout à fait intéressantes pour un petit projet ou une petite organisation.

Dès lors, pourquoi se priver des possibilités d’utiliser les solutions gratuites de gestion de projet collaboratif ? OPTEAM a souhaité faire une étude rapide de quelques-unes de ces solutions.

Les principales fonctionnalités

Il y a aujourd’hui un grand nombre d’outils collaboratifs gratuits. Ils sont très utiles pour améliorer (favoriser) le travail en équipe et la communication au sein d’un groupe. Ils permettent le partage des informations, des documents et des connaissances sur un projet. Tous les outils testés offrent des tableaux de bord pour nos projets (toutes les tâches avec des statuts d’avancement), des chats pour une communication rapide et directe. Je pourrais dire qu’ils sont pour un chef de projet (un chef d’équipe) des matrices RACI web claires et ergonomiques.


Détail de quelques solutions

1. Trello

Trello est un outil clair et intuitif pour mener à bien un projet entre différentes personnes. Il se décline en une version Web accessible en ligne, et une application mobile (sous iOS ou Android). Tous les collaborateurs voient le même tableau (correspondant à un projet) et reçoivent en temps réels des notifications chaque fois qu’une tâche est ajoutée ou complétée, chacun peut commenter l’avancement, et peut également créer des sous-projets pour gagner en clarté.

L’utilisation d’un compte gratuit n’impose aucune limite au nombre de projets créés. Pour créer un compte gratuit sur Trello vous devez accéder www.trello.com (visite guidée : https://trello.com/tour). Il y a des versions de Trello avec plus de possibilités que la version de base gratuite - l’offre business - mais elles sont payantes.

Trello c’est un modèle basé sur la méthode d’organisation de tâches du Kanban, le Kanban classique : To do (tâches à faire), In progress (tâches en cours), Done (tâches faites). On peut également organiser ses tâches selon la date à laquelle elles doivent être réalisées. Une première colonne peut rassembler les tâches de la journée, une seconde les tâches de la semaine, une troisième les tâches du mois ou de la semaine suivante…

*** Trello peut être également un outil de brainstorming. Plusieurs colonnes d’idées peuvent être créées, les collaborateurs peuvent ensuite y contribuer. Tout le monde peut voter pour ses idées préférées et les responsables peuvent sélectionner les meilleures idées pour mettre en place des projets

Vous pouvez organiser le tableau de bord par salarié pour mieux suivre l’avancement de leurs projets. L’outil vous permet de voir pour chaque projet toutes les tâches avec les commentaires, les documents rajoutés, les délais, … Vous avez en plus un petit journal d’audit pour voir toutes les modifications. La facilité que nous ne trouvons pas c’est la possibilité d’avoir des rapports pour chaque tableau (projet) pour avoir une vue globale sur l’avancement… disponible les versions payantes.

Nous le trouvons très ergonomique et très intuitif, très facile à utiliser. Il nous semble nécessaire de vous préciser que cette version est dédiée aux petits projets avec des équipes pas très nombreuses. Il peut être bien utilisé pour : la gestion d’une équipe projet, le suivi de la réalisation de taches, le partage d’informations et de documents avec tous les membres … pour avoir un vrai planning pour un projet il est nécessaire d’avoir d’autres outils plus spécifiques.

*** Nous l’avons trouvé plus ergonomique (user friendly) que HIVE


Lien TRELLO


2. HIVE

Hive est un outil de travail collaboratif simple et efficace. Il permet de gérer facilement fichiers, conversations et tâches en équipe. C’est un bon outil de travail collaboratif.

Hive propose à chacun des membres de votre équipe un écran divisé en trois grandes colonnes. Dans la colonne centrale, Hive offre un chat classique permettant de dialoguer avec chacun des membres de l’équipe en direct. Sur la colonne de gauche, vous avez accès à un gestionnaire de tâches. Ultra pratique, vous allez pouvoir créer une tâche à partir d’un chat par simple glisser/déposer. La fonction permet aussi de suivre en équipe et en mode projet les avancées des tâches confiées aux uns et aux autres. La troisième colonne à droite cette fois permet de gérer les fichiers partagés.

Il est très facile d’utiliser HIVE, mais nous avons le même point de vue que pour Trello, c’est un très bon outil de partage, suivi des tâches, échanges avec les membres d’une équipe mais il n’assure pas le planning traditionnel d’une gestion de projet classique. Les spécialistes disent que Hive, c’est un mélange entre Slack et Trello, branché à votre calendrier et à votre Google Drive ou Dropbox.

HIVE est disponible en version gratuite pour des petites équipes (>= 10 membres), pour des équipes plus grandes il existe une version payante.


 
Lien HIVE
 

3. ASANA

C’est décidé, nous adorons ASANA !!! Asana est un outil collaboratif conçu pour permettre le travail en équipe sans email. Elle a été fondée pour l'amélioration de la productivité des employés de Facebook. Il nous semble très ergonomique et très facile à utiliser, en plus il est vraiment très intuitif.

Il reprend les mêmes fonctionnalités que Trello (gestion de tâches, de projets et vision directe de son calendrier avec les événements à venir) en y ajoutant certaines fonctions comme la possibilité de partager des fichiers entre collaborateurs, ou la possibilité d’organiser de véritables conversations autour des projets en cours, y compris avec des Like similaires au réseau Facebook d’où viennent les deux fondateurs d’Asana.

Jusqu’à 15 personnes, l’usage d’Asana est gratuit. Au-delà, il faut passer au modèle premium (nous avons la possibilité d’avoir des rapports que sur la version premium).



Lien ASANA
 

4. SLACK

Slack est un outil collaboratif qui permet de centraliser toutes les communications nécessaires au travail d’équipe. Slack permet de centraliser l’ensemble des échanges d’une équipe en un seul lieu, consultable de partout sur ordinateur, tablette ou mobile. A mon avis c’est seulement un outil de communication (chat) dedié aux équipes collaboratives.

Slack propose une version gratuite pour vous permettre de tester le service et des abonnements à l’utilisateur qui restent très raisonnables pour un outil d’une telle puissance.

Lien SLACK

Camelia DRUGA
Jean ELLEGOET
OPTEAM – un expert dans l’intégration de logiciel de management de projet
 
 
 
 
 
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