La maîtrise du temps est essentielle pour les entreprises.

Les marchés imposent un rythme soutenu aux entreprises qui doivent changer sans cesse et ne peuvent plus se reposer sur la notion d’avantage concurrentiel durable. Aujourd’hui, l’avantage concurrentiel c’est de savoir mener plusieurs transformations en même temps et de savoir le faire rapidement pour être là où se crée de la valeur.

Un des enjeux de la transformation numérique des entreprises n’est-il pas de gagner du temps, d’accélérer leur capacité d’adaptation aux 3C : Client, Concurrence, Changements Technologiques ?

Le temps c’est aussi ce qui rythme la vie des entreprises. Par exemple le budget est annuel, sauf dans les projets où le budget est sur la durée du projet. Le délai est un des objectifs du triptyque PCD (Performance / Coût / Délai) autour duquel est organisée toute la gestion des projets de l’entreprise. Les jalons sont positionnés dans le temps. Dans les relations contractuelles le calendrier est souvent essentiel et les pénalités sont le plus souvent basées sur le respect des délais contractuels. Nous tournons toujours autour du temps.

Aujourd’hui beaucoup d’entreprises sont organisées pour gérer les ressources coûts alors qu’elles devraient être bien plus orientées vers la gestion de la ressource temps. C’est en effet une ressource très précieuse car c’est une des rares qui ne s’achète pas. Mais de quoi s’agit-il ?
 

Posons-nous d’abord la question : de quel type de temps s’agit-il ?

• du temps pour comprendre et bien poser le problème ?
• du temps pour bien valider les options avant de faire un choix ?
• du temps pour développer suffisamment un produit pour tester le marché ?
• du temps pour arriver le premier sur le marché ?
• du temps pour apprendre de ses erreurs ?

Dans les faits il s’agit de tous ces temps à la fois, … mais plus généralement du temps pour nous adapter à notre environnement et à notre marché. Pour avancer, nous devrions nous poser des questions pour bien identifier les fenêtres du marché et également pour être dans le timing. Mais comment être parmi les premiers quand les fenêtres du marché s’ouvrent ? Comment anticiper les évolutions ?

The first takes all - a-t-on coutume de dire. Bien sûr toutes les entreprises ne peuvent pas avoir une stratégie de leader, mais c’est bien le constat que nous devons faire.

La vitesse permet aux premiers de fixer le prix d’entrée, de se constituer des marges conséquentes ou des parts de marché colossales, mais elle permet surtout d’apprendre plus vite et de garder une longueur d’avance sur ses concurrents.

On pourrait croire que ceci ne s’applique qu’au monde de la grande consommation. Que non. Voici quelques exemples :

• dans le secteur des infrastructures de transport, un projet en PPP (Partenariat Public Privé) ou le réalisateur est intéressé à un démarrage rapide de l’exploitation, une bonne organisation de la réalisation permet de gagner jusqu’à 2/3 de la durée du projet
• dans le secteur de l’énergie (secteur particulièrement cyclique), un contrat passé en EPM (Engeniering, Procurement, Construction) permet de gagner de 18 mois à 2 ans sur la livraison des investissements et le démarrage de l’exploitation
• dans le secteur de l’armement pour des projets qui prenaient il y a quelques années 4 à 5 ans, des concurrents Turcs, Saoudiens… répondent aujourd’hui avec une promesse de livraison entre 1 an et 18 mois.

C’est donc une problématique qui se pose à tous les secteurs d’activité.

Toutes les entreprises doivent se poser la question de la meilleure façon de comment devenir plus agiles. Les démarches agiles permettent de faire face à la complexité croissante, mais elles permettent surtout de gagner du temps et encouragent à se confronter rapidement au client, à « échouer rapidement » et quand cela est nécessaire à pivoter.

Quand on gère le temps aujourd’hui on parle surtout de planification opérationnelle, c’est ce qui nous permet de respecter nos délais. Toutefois le management stratégique des délais est essentiel car il permet de gérer le temps comme ressource.

Comment gagner du temps ?

Faire les choses en parallèle, comme les grands des GAFA qui ont plusieurs casseroles au feu en même temps ? C’est ce qui leur permet de sortir régulièrement des produits, beaucoup plus vite que les autres.

Le Lean Startup est un bon exemple de recherche de gain de temps. En effet la démarche « Lean Startup » renvoie à une approche spécifique du démarrage d'une activité économique ou du lancement d'un produit. Elle repose sur la vérification de la validité des concepts et à l'expérimentation scientifique en mode de conception itérative. Elle tend ainsi à réduire les cycles de commercialisation des produits, à mesurer régulièrement les progrès réalisés, et à obtenir des retours de la part des utilisateurs. Avec cette démarche les entreprises cherchent à concevoir des produits et services qui satisfont au mieux la demande de leurs consommateurs, avec un investissement initial minimal.

A l’inverse des startups, les anciennes entreprises ont besoin de temps pour s’adapter continuellement : aux moyens, aux nouvelles organisations, aux différentes cultures tout en tenant compte de certaines contraintes bien présentes comme l’amortissement des investissements déjà réalisés, les contrats en cours, la structure des moyens de production, le droit du travail…

La recherche de solutions de gain de temps et le Management Stratégique des Délais doit donc être une préoccupation partagée par tous.

En quoi consiste le Management Stratégique des Délais ? Il s’agit d’analyser et de décider des options méthodologiques, organisationnelles, contractuelles, et des moyens humains et matériels… à mettre en place pour gérer la ressource temps dans l’entreprise.

Il est nécessaire de se doter pour cela d’un système de gestion et de planification de la ressource temps avec pour fonction de piloter, réaliser les arbitrages nécessaires et revoir régulièrement la planification stratégique des délais !

Le Management Stratégique de la Ressource Temps met le client et le business au cœur du système, mais ce n’est pas le seul facteur à prendre en considération. Il peut intégrer également la maturité des technologies, la concurrence, les capacités d’investissement…

Qui le fait vivre ? Comme il a été créé une fonction de Responsable du Management Durable, il serait nécessaire d’imaginer également une fonction de Responsable du Management Stratégique des Délais.

Le planificateur est le responsable de la gestion opérationnelle des délais dans les projets et en production. Mais qui a la vue d’ensemble ? Qui pose le problème du court terme du moyen terme et du long terme ? Qui décide / propose les compromis ? Est-ce que ce n’est pas là une mission possible du PMO ?

OPTEAM met depuis toujours un focus particulier sur la maîtrise du temps... Nous cherchons toujours à gagner du temps et à le manager d’une manière efficace. Par exemple en formation, en sachant que pour vous le temps est essentiel nous vous proposons nos Ateliers d’Expérience Condensée. Basés sur la simulation, ils permettent d’accélérer l’apprentissage pour comprendre le contexte, comprendre la stratégie, apprivoiser les rôles, maîtriser les méthodes et les outils.

Le thème du Management Stratégique des Délais fera l’objet d’une série d’articles sur notre blog. Nous espérons que ceci vous sera utile dans le choix de votre stratégie et de vos méthodes de management du temps sur vos projets.

N’hésitez pas à intervenir et à nous faire part de vos commentaires.

Jean ELLEGOET

Spécialiste en organisation par projets il a animé une équipe de planificateurs à Arianespace puis a travaillé à l’introduction du Management par Projet dans de nombreuses industries. Il a notamment mis en place un Système de Gestion d’Affaire à l’Aérospatiale Les Mureaux pour suivre aussi bien les programmes militaires que civils. Depuis 1993 il dirige le Cabinet OPTEAM dans lequel il a réuni plusieurs spécialistes français, allemands, anglais, américains et roumains du Management de Projet.

Il assure également de nombreuses missions de conseil et de formation pour des entreprises de renommée internationale. Il est le concepteur de formations au Management de Projet (Pilotage de projet, Outils de gestion de projet – MS PROJECT, développement de Nouveaux Produits, utilisation des NTIC sur les projets...), et a introduit en France le concept d’Ateliers d’Expérience Condensée, l’apprentissage par l’expérience.