Le PMO (Project Management Office) est le bras armé de la gouvernance des projets de l’entreprise et les PMO tendent à se développer dans toutes les entreprises.
Aider à structurer les travaux, valider les budgets, planifier, entretenir les données (délais, charges, coûts à terminaison...), rendre compte à la DG, au client, aux directions métiers sont le quotidien de nombreux PMO.
Nous avons organisé le mois dernier un séminaire autour de cette thématique, la Matinée « Le Nouveau PMO ». Pourquoi ? Parce que c’est par l’échange et le débat qu’on peut progresser.
OPTEAM a animé cette réflexion sur le « Nouveau PMO », qui pourra compter pour la réussite de vos projets. Cette matinée a été basée sur des exemples et des témoignages de responsables de PMO ainsi que des échanges entre participants qui ont permis à chacun de faire le point sur ses pratiques et d’explorer quelques démarches innovantes permettant de se renouveler.
Nous rencontrons aujourd’hui monsieur Christian DANEDE, Responsable PMO chez NEXTER et client de notre cabinet et qui a témoigné avec son équipe lors de cet évènement sur la démarche PMO menée au sein de son entreprise.
Bonne lecture !
Bonjour Monsieur DANEDE, qu’est-ce que la fonction PMO chez NEXTER ?
Chez NEXTER le chef de projet s’appuie sur une équipe projet qui comprend deux composantes : technique et gestion de projet. Dans la dimension gestion de projet le PMO est le co-équipier du chef du projet qui va l’aider à structurer, disposer d’informations fiables sur le réalisé et le prévisionnel, piloter, et prendre du recul sur les situations avec le plus d’objectivité possible.
La fonction PMO est chargée d’apporter de la méthode dans le management du projet, et aussi une plus-value opérationnelle pendant la phase de réalisation du projet pour répondre aux objectifs fixés. A chaque fois que possible nous participons aussi à la phase offre, et dans tous les cas à la phase de préparation du contrat.
Quels sont les services principaux qu’un PMO offre à votre organisation ?
Au démarrage d’un projet (ou d’une nouvelle phase du projet) le PMO contribue à la structuration du projet. Puis il va être leader dans l’élaboration du planning. Il va ensuite piloter le processus d’avancement qui permet de mesurer la situation coûts-délais. Il entretient le coût A Terminaison de l’affaire. Il donne aux métiers la vision de la charge générée dans les différentes entités. Selon les projets il manage ou à minima il est impliqué dans la maîtrise des risques et opportunités. Nous mettons aussi beaucoup l’accent sur le fait de dégager en final une vision de synthèse au travers d’un tableau de bord projet.
Vous avez engagé en 2014 une démarche d’amélioration de votre PMO. Pourquoi cette décision et avec quel objectif ?
Avec la direction générale, nous avons partagé le fait que nos équipes projets avaient avant tout une culture technique, et qu’on peut être excellents techniquement et moins bon dans la dimension management de projet. Notre action a donc été lancée pour augmenter la capacité managériale des équipes projets. Nous avons voulu aussi développer la plus-value de la fonction PMO et réorienter son positionnement dans les équipes de management de projets.
Comment vous avez déployé ce projet d’amélioration ?
Après avoir changé d’outil de gestion de projet, nous nous sommes engagés à la suite dans une grande refonte de nos méthodes. Pour cela, nous avons fait un bilan des existants sur trois contrats. Ensuite nous avons réalisé huit ateliers sur des thèmes aussi variés que la structuration des projets, le planning, la gestion des marges et des chemins critiques,….Ces ateliers ont été faits avec une large participation de toutes les entités de la société afin de disposer d’un socle de réflexion dont les conclusions étaient suffisamment partagées pour conduire à une refondation de la gestion de projet.
Après cette étape la fonction PMO a pu, grâce à un travail où nos trois sites ont été impliqués, réécrire notre RTM (Référentiel Technique Métier). Nous sommes aujourd’hui dans le déploiement au quotidien dans les projets de la société, plus armés que nous l’étions au départ pour déployer une méthodologie NEXTER.
Pourquoi spécialement une formation pour les PMO ?
En final, avec la collaboration d’OPTEAM, nous avons organisé une formation de trois jours, à laquelle tous les PMOs ont participé. Les modules des formations sur-mesure conçus avec OPTEAM ont eu pour objectif de faire partager à tous les PMO Nexter un cadre méthodologique et aussi de faire émerger des pratiques communes.
Le premier module (rôles et missions, positionnement, enjeux….) a été dédié au volet relationnel. Il a permis d’insister sur le rôle central du PMO en tant que support méthodologique et dans la communication efficace entre tous les acteurs du projet →
PMO RELATIONNEL.
Les deux autres jours ont été orientés sur le partage de la connaissance du nouveau RTM et l’acquisition de connaissances nouvelles. OPTEAM y a intégré des propositions de solutions pour offrir une réponse adaptée à différentes situations, dans leurs répercutions au niveau des métiers →
PMO TRAINING.
Toute l’équipe a reçu les mêmes messages. C’était important pour s’approprier complétement le travail réalisé et se sentir fort dans l’application de méthodes communes.
Le nouveau PMO peut faire l'objet de réticences de la part des parties prenantes des projets compte tenu de l'importance de son rôle en tant que tour de contrôle des projets. Comment vous gérez cette partie ?
C’est un sujet au quotidien dans notre relation avec le reste de l’entreprise. Il nous faut faire la preuve : la plus-value annoncée doit bien être au rendez-vous. Nous faisons équipe avec ceux qui ont bien perçu tout l’intérêt de la démarche engagée, chacun dans ses rôles et missions respectives.
Monsieur DANEDE, la fonction PMO est aujourd’hui particulièrement intégrée chez NEXTER ? Comment voyez-vous l’avenir ?
Il y a plein de sujets à poursuivre. Certains dans la continuité de ce qu’on a fait et aussi des prolongements à engager. Nous avons d’ores et déjà identifiés plusieurs thématiques d’actions nouvelles (typologie de projets, gestion de portefeuille de projets…). Les contrats à venir nous amèneront aussi à poursuivre avec des solutions que nous n’avons pas encore inventées.
Merci beaucoup Christian DANEDE !
CHRISTIAN DANEDE, NEXTER SYSTEMS
NEXTER, leader français de la défense terrestre et 3ème munitionnaire européen est une société du Groupe KNDS. Elle a pour vocation de répondre aux besoins des armées de Terre française et étrangères. Son domaine d’activité s’étend à la fourniture de systèmes et de munitions pour les forces aériennes et navales. La société poursuit sa politique de développement à l’international avec 55% de prises de commandes à l’export en 2015. Le chiffre d'affaires de NEXTER s'est établi pour 2015 à 1,07 milliard d’euros, dont 14% sont alloués aux activités de Recherche & Développement.
Pour plus d'informations: www.nexter‐group.fr