Le bon fonctionnement au quotidien d’une solution EPM dépend beaucoup de l’organisation qui va la faire vivre :

• Les gestionnaires de projet (planificateur, contrôleur projet) qui structurent et maintiennent à jour les projets et qui sont garants de la cohérence globale des informations sur le projet
• Les utilisateurs d’information (chefs de projet, responsables de lots de travaux, responsables métiers, fonctions supports) qui sont les cibles du système et qui vont y trouver matière à amélioration de leur efficacité et de leur contribution au projet, mais aussi à contrôle (chefs de projets)
• Les instances de pilotage (Comité Stratégique, Comité de Pilotage) qui donnent les orientations et prennent les décisions sur la base d’informations et d’analyses fournies par le PMO
• Le PMO (Project Management Office) ou BSP (Bureau  de Soutien Projet) garants de l’intégrité et de la qualité de l’information qui assurent un support aux équipes projets et préparent les décisions des instances de pilotage.

Une définition claire des responsabilités de chacun et des processus de travail est nécessaire.

OPTEAM intervient en tant qu'un conseiller en organisation pour la définition des postes et des processus, mais aussi en assistance pour initialiser le bon fonctionnement de la solution EPM.