Rôle du responsable d’affaire

• Principes généraux d’une affaire
• Identification de tous les intervenants dans une affaire, définition de leur rôle et de leurs missions
• Positionnement du responsable d’affaire entre Maîtrise d’Œuvre et Maîtrise d’Ouvrage

Cadrer la réalisation de l’affaire

• Définir les objectifs de l’affaire
• Identifier les éléments au départ de l’affaire. Du CdCF au CdC. Du besoin exprimé par le client aux spécifications techniques
• Identifier l’organisation mise en place par le client pour conduire ses affaires ; identifier la structure de l’entreprise ; identifier son système de maîtrise de la qualité
• Définir la mission du responsable de l’affaire ; définir les facteurs clés de réussite de l’affaire ; définir les résultats attendus

Organiser et structurer l’affaire

• Définir les grandes phases de l’affaire
• Établir l’organigramme des tâches
• Mettre en place les fiches de tâches
• Organiser l’affaire, définir les « règles du jeu » applicables à la conduite de l’affaire

Maîtriser la conduite de l’affaire

• Construire le référentiel de l’affaire : les spécifications techniques, le planning de référence, le budget prévisionnel
• Définir les indicateurs de pilotage
• Élaborer un tableau de bord
• Mesurer l’avancement de l’affaire, analyser les écarts par rapport aux prévisions, établir les plans d’actions pour corriger les dérives.
• Gérer la documentation
• Gérer les modifications

Gérer la communication

• Maîtriser les relations avec tous les intervenants internes et externes
• Gérer le contact avec le client de l’affaire
• Rechercher l’adhésion des acteurs, savoir les impliquer, les engager pour la réussite de l’affaire
• Gérer les relations avec sa propre hiérarchie et avec la hiérarchie des intervenants dans l’affaire
• La communication formelle, la communication informelle
• Savoir déléguer

Gérer les fournisseurs et les sous-traitants

• Établir le Dossier de Consultation des Entreprises, le cahier des charges des éléments sous-traités.
• Définir les critères d’appréciation des propositions
• Lancer les appels d’offre, dépouiller et analyser les propositions, établir les tableaux de comparaison techniques et économiques
• Mettre en place le suivi des fournisseurs et des sous-traitants

Clôturer l’affaire

• Conduire la phase de réception technique ; suivi et levée des réserves
• L’archivage,
• Le transfert de compétences
• Établir le rapport de fin d’affaire, capitaliser le savoir-faire et faire le retour d’expérience pour améliorer les prestations