Quand une telle crise survient, qu’est-ce que cela change pour un chef de projet ? Comment doit-il adapter son management ? Comment doit-il faire évoluer son mind-set ?
Le premier réflexe du chef de projet doit être de :
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Protéger ses équipes
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Se concentrer sur les flux de trésorerie et finaliser en priorité tout ce qui finalisable rapidement
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Réorganiser le travail en limitant les déplacements non essentiels et promouvoir des solutions de travail flexibles
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Aligner les systèmes de communication avec les nouveaux besoins
Et puis après ? Comment gérer la période ?
Souvent, les échéances sont reportées.
L’expérience montre qu’avoir plus de temps n’est pas toujours une bonne nouvelle :
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Cela supprime la pression sur les échéances,
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Il faut occuper les ressources,
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Il y a un risque de départ des ressources sur d’autres projets, il faut donc capitaliser
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Et enfin, il faudra bien relancer l’activité à la fin de la crise… et remobiliser les ressources.
Mais un tel événement peut aussi être vécu comme une opportunité :
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C’est l’occasion de rattraper le retard : les objectifs étant retardés, c’est le moment de finaliser correctement les livrables et d’améliorer la qualité des produits
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C’est l’occasion de capitaliser sur son projet, chose qu’on a des difficultés à faire classiquement
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C’est aussi l’occasion de se pencher sur les besoins de son équipe :
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Re-souder l’équipe : être attentif aux besoins de chacun, aux conditions de vie de chacun, aux difficultés qu’elle rencontre, penser à mettre en place de nouveaux rituels…
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Planifier une formation : dans les projets l’activité empêche souvent les acteurs de se former. Avec les techniques de classe virtuelles cela devient possible de se former aisément
Formations pour un chef de projet
Il existe aussi d’autres pistes que je soumets à votre réflexion :
Comment s’améliorer dans la communication :
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Faire un mapping de sa communication vis-à-vis des parties prenantes du projet : la communication est-elle suffisante ? Est-elle adéquate ?
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Mieux formaliser la communication : le fait de devoir travailler à distance peut être un avantage, car cela nous oblige à mieux préparer notre communication, à faire simple et efficace
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Se resynchroniser : en cours de projet on laisse parfois sans le vouloir des gens sur le bord de la route. C’est l’occasion de se reprendre contact, de se re-synchroniser avec eux
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C’est aussi l’occasion de tester de nouveaux moyens de communication à distance, de s’entrainer pour découvrir toutes les fonctionnalités disponibles
Comment améliorer sa relation vis-à-vis des clients :
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Les clients nous envoient parfois en cours de projet des signaux qu’on ne perçoit pas ou qu’on a du mal à déchiffrer : c’est l’occasion de prendre contact avec eux sur un autre registre : dire ce que vous faites pour eux, les améliorations qui pourraient les intéresser…
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Se synchroniser avec eux sur leurs axes de développement, comprendre les besoins émergeants…
Comment améliorer la relation avec les partenaires/fournisseurs ?
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Ils font partie de votre chaine de valeur et il serait problématique de les voir se désintéresser de vous, ou même parfois disparaître
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Les partenaires et fournisseurs vivent à leurs rythmes, avec leurs règles internes, sans tenir compte nécessairement des impératifs de votre projet.
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Lors de la prise de contact c’est aussi l’occasion de s’ajuster sur les modes de communication : comment être plus efficace, sur quels terrains coopérer…
Comment améliorer la gestion des ressources humaines ?
C’est dans de telles occasions qu’on se rend compte que la gestion des ressources humaines est essentielle : notre équipe constitue la véritable valeur de nos projets ; ce ne sont pas de se simples variables d’ajustement. La question se pose alors : comment les occuper pendant les temps morts ? comment continuer à créer de la valeur ?
Comment s’améliorer soi-même ?
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Préparer des plans de succession pour lui-même et pour les postes clés du projet
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Capitaliser sur ses connaissances et en faire profiter son entreprise
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Se former aux nouvelles approches
Se former en classe virtuelle
Il s’agit là bien sûr de préoccupations qu’on devrait avoir toujours en tête en cours de projet, mais qui se trouvent être particulièrement cruciales en période de crise comme celle que nous vivons actuellement.
Enfin, le chef de projet doit surtout se préoccuper de ne pas rajouter de la crise à la crise : on n’a pas pu éviter le premier choc ; tachons de ne pas en provoquer un plus grand.
Et la reprise d’activité ?
C’est aussi l’occasion pour le chef de projet de prendre de l’avance sur la suite. La sortie de crise est à anticiper. Elle est parfois compliquée car en dehors des process habituels. Il s’agit pour le chef de projet d’être prêt et de se trouver en position solide pour la reprise. Ne pas être pris de court, continuer à tenir le manche.
Et le monde d’après ?
Le chef de projet peut aussi prendre une longueur d’avance et réfléchir à sa façon d’appréhender son environnement.
Une première idée : Le monde d’après sera nécessairement plus rapide, plus réactif
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Comment être plus réactif sur mon projet ?
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Est-il toujours réaliste de proposer des projets qui prennent 4 ou 5 ans quand les besoins sont immédiats ?
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Comment s’organiser pour délivrer plus vite ? comment réduire les délais de réalisation ?
Une seconde idée : Dans le monde d’après, l’attention devra être portée sur les écosystèmes
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Quel est notre écosystème ?
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Comment améliorer la coopération au sein de cet écosystème ?
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Est-il résilient ?
Autant d’axes de réflexion pertinents pour un chef de projet.
Et vous comment réagissez-vous ? Au plaisir d’échanger avec vous sur mon compte Linkedin.
Jean ELLEGOET
Consultant en Organisation par Projet et Directeur du Cabinet OPTEAM, il a pendant de nombreuses années travaillé dans des secteurs comme la banque assurance, l’ingénierie aéroportuaire, le spatial défense, les télécommunications, l’oil & gas.
Ces expériences variées, ses missions à l’international alliées à ses compétences en ingénierie pédagogique lui permettent aujourd’hui d’intervenir aussi bien en formation qu’en conseil en proposant aux entreprises des solutions innovantes adaptées à leurs
équipes projets.
Il accompagne les clients d’OPTEAM dans des changements de grande ampleur ou la compétence projet est essentielle.