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Parole d'experts / Gestion projet en temps de la pandémie Covid19 / Management de projet en temps de Covid19

Management de projet en temps de Covid19

Il est maintenant évident que le cycle de vie de tous les projets dans le monde est affecté par la pandémie de COVID-19. Les projets auraient-ils dû prendre ce type de risque en considération ?

Compte tenu des pandémies que l’humanité a subi auparavant, il s'agit en théorie d'un risque connu. Pourtant, la majorité des chefs de projet ne l'ont probablement pas inclus dans son registre des risques du projet.

Si vous avez un PMO dans votre entreprise, c’est sa responsabilité directe de surveiller en continu les facteurs environnementaux de l'entreprise qui pourraient avoir un impact sur les projets et les portefeuilles de l'organisation. En plus de cela, le PMO est responsable de la création d'un plan de continuité des activités pour les projets et les portefeuilles. Si vous avez fait ça, - super. Sinon, vous serez obligé de simplement réagir, pas agir. Au-delà d’une action immédiate qui est cruciale, les chefs de projet doivent également adopter un nouvel agenda - celui qui vise ce qui va se passer après.

Travaillant en coordination avec d'autres métiers, y compris la gestion des risques d'entreprise, le PMO doit évaluer à chaud les menaces et les opportunités, et mettre en place un solide plan de secours. Il faut reconnaître que certaines organisations se portent bien pendant la crise du COVID-19 car leurs PMOs agissent avec audace et rapidité.

De nombreux experts en management affirment que COVID-19 devrait être un événement du cygne noir qui pourrait finalement forcer de nombreuses entreprises, voire des industries entières, à repenser et transformer leur mode de fonctionnement. Si cela se produit, la gestion de projet serait profondément transformée.

Quelles démarches doivent suivre les acteurs projet dans cette période de turbulence ?

Premièrement, ils doivent créer une liste centralisée et claire de priorités, et les mettre en œuvre localement avec un degré élevé d'autonomie des gestionnaires en place. Dans une situation dynamique, une centralisation excessive de la prise de décision entrave la capacité de l'organisation à réagir rapidement et efficacement.

Deuxièmement, ils doivent soutenir une équipe de projet avec la technologie requise pour travailler efficacement à domicile (là où c'est possible). Le PMO doit identifier et développer des politiques clairement définies pour répondre aux préoccupations et aux meilleures pratiques de travail virtuel. Ces politiques doivent couvrir la manière de résoudre les problèmes de sécurité, la logistique, les flux de travail et les méthodes d'interaction. Permettre à votre équipe de travailler à domicile est un moyen d'améliorer l’expérience de vos employés (EX). Gardez à esprit que les équipes fonctionnant en silos sont moins performantes avec le mode de travaille à distance et les frictions entre les équipes sont plus fréquentes.

Troisièmement, ils doivent élaborer et mettre en œuvre un plan de communication de crise qui pourrait même être nommé un plan de compréhension. Des crises comme Covid19 entraînent un risque d'atteinte à la réputation. Dans le récent sondage de Gallup, moins de la moitié des employés américains (48%) sont fortement d'accord que leur supérieur immédiat les tient informés de ce qui se passe dans l'organisation en ce qui concerne l'impact de COVID-19. Malheureusement, les dégâts sont faits. Une stratégie claire pour une communication transparente avec toutes les parties prenantes, y compris les employés, est essentielle.

Quelles sont les questions clés à considérer?

Si vous gérez un portefeuille de projets, avez-vous envisagé des changements du point de vue stratégique des organisations ? Examinez les processus de gouvernance, les contrôles de projet et la gestion des risques pour vous assurer qu'ils sont suffisamment robustes pour fournir des alertes rapides concernant les couts, temps ou engagements contractuels découlant des scénarios possibles.
Comment votre projet impact l'organisation actuelle de l’entreprise?
Faites une estimation si votre projet est-il situé dans des zones à haut risque
Avez-vous des délais externes que votre projet doit respecter (par exemple, changement juridique ou réglementaire, implications fiscales)?
Lequel de vos projets a un effectif important de sous-traités ? Passez en revue votre réseau de valeur (« value chain »), identifiez les fournisseurs critiques, réévaluez vos parties prenantes et vos fournisseurs.
Combien de personnes travaillant au bureau, colocalisées (comme dans les chantiers) avez-vous besoin? Votre équipe peut-elle travailler à distance avec des résultats similaires?
Combien de projets sont encore en phase d'initialisation plutôt qu'en exécution complète?
Avez-vous des projets qui nécessitent beaucoup d'attention de la part de la haute direction?
Avez-vous des obligations contractuelles que vous devez respecter?

Si vous travaillez en mode agile, vous vous posez la question comment les pratiques agiles seront-elles impactées. Si les organisations réagissent par peur, elles peuvent percevoir les nouvelles pratiques de modèles opérationnels (par exemple, passer des équipes de projet aux équipes de produits) comme étant trop risquées. Il peut même y avoir une aspiration d'inverser ces changements. Cependant, la réponse plus sûre pourrait évoluer vers le modèle de l'équipe produit.

Entreprise agile

Dans les projets industriels et de construction qui subit l'absentéisme croissant des ouvriers, on peut observer l’accélération de la robotisation de processus, ainsi que la nécessité de maitriser des outils de la réalité virtuelle pour coacher et contrôler le travail.

Bien que beaucoup jouent des défenses pendant une crise, il y a aussi une possibilité d'être ambitieux. Imaginez que l'adversité de la situation fusionne votre équipe pour qu'elle atteigne son meilleur niveau. Réfléchissez à la façon dont vous pourriez devenir plus fort de cet incident, plus engagé et plus capable que vous ne l'étiez auparavant. Des périodes de transformation comme celles-ci créent des opportunités pour votre entreprise et vos projets d'introduire de nouveaux services qui augmentent votre valeur sur le marché.

/Alexandre GOR/

Lire la suite : La vie d’un Chef de Projet au temps du Coronavirus