Le sponsor, un rôle méconnu mais souvent précieux pour le succès des projets

Dans mes interventions de conseil je suis souvent amené à préconiser la mise en place d’un Sponsor pour faciliter la communication avec l’équipe de Direction. Force est de constater que cette fonction est souvent méconnue et qu’il me faut parfois batailler ferme pour voir un Sponsor de nommé sur mes projets.
 

C’est qui un Sponsor ?

Le Sponsor dans un Projet est une personne expérimentée (souvent représentant du CODIR et ancien Chef de Projet) qui accompagne le Chef de Projet tout au long du projet.

Il intervient en tant que soutien du Chef de Projet. De par sa connaissance de la vision de l’entreprise, il est en capacité d’aider le Chef de Projet à rechercher des solutions en cas de difficultés. Il est également capable d’écoute et d’échanges avec le Chef de Projet, pour lui permettre de trouver la meilleure alternative à l’avancement de son projet. Enfin, il peut être le recours du Chef de Projet en situation d’arbitrage ou de gestion de conflits. En aucun cas, il ne se substitue au Chef de Projet.

Il intervient également en tant que contrôle du chef de projet en ce sens qu’il est le porteur de la vision stratégique du projet et s’assure de la bonne prise en compte de cette vision par le chef de projet.

Le rôle de Sponsor de projet est généralement confié aux membres du Comité de Direction qui se sont portés volontaires pour ce type de démarche. Il a la responsabilité du succès du projet vis-à-vis du Comité de Direction.

Généralement on met en place un sponsor pour les projets qui vont avoir un impact important dans l’entreprise et quand des intérêts opposés vont devoir être tranchés.

Ce rôle est donc essentiel pour certains projets. Cependant mon expérience m’a montré qu’il était parfois compliqué pour des membres de la Direction de l’Entreprise d’assumer correctement ce rôle.

Trop présent, il empiète sur le rôle de chef de projet et complique le rôle de celui-ci dans la maturation et l’optimisation de la solution et dans le management de l’équipe projet.

Trop absent et c’est le chef de projet qui se sent rapidement seul, les décisions qui ne se prennent pas et l’équipe projet qui a un sentiment de flottement et l’impression de ne pas être soutenue par la Direction

Coaching pour un chef de projet

Quelles sont les qualités nécessaires pour être un bon sponsor ?

• Savoir diffuser une vision stratégique du projet,
• une grande capacité d’écoute,
• la capacité à suivre le chef de projet sur les sujets techniques,
• à voir rapidement l’acceptabilité des solutions proposées sur le plan économique, social, environnemental…,
• à fédérer les gens autour des solutions possibles,
• une forte capacité de persuasion pour « vendre » les changements nécessaires au Comité de Direction
• à gérer le projet au niveau stratégique.

Les missions du Sponsor sont clé pour la réussite de projets de plus en plus complexes.

Elles consistent notamment à :

• détenir et maintenir la vision stratégique de l'objectif à atteindre
• choisir le Chef de Projet adéquat pour le projet à mener et le soutenir
• cadrer le projet et mettre en place les ressources et les budgets adéquats
• assurer la liaison avec le Comité de Pilotage
• faire vivre le Comité de Pilotage (dont il est naturellement le président)
• assurer la pérennité de la solution mise en place

Le Comité de Pilotage et la fonction de Sponsor sont de création récente et il n’est pas étonnant de penser qu’elles ont du mal à trouver leur place dans l’organisation.

Le couple Chef de Projet /Sponsor - un équilibre à trouver

Il ne s’agit pas pour le Sponsor de remplacer le Chef de Projet, mais au contraire de :

•  l’aider à assumer ses responsabilités
•  l’épauler, le coacher sur les montages complexes
•  l’aider à faire face à certaines difficultés face à l’organisation de l’entreprise
• faciliter la communication dans une organisation transversale, débloquer les situations
•  assurer la liaison avec le CODIR
• s’assurer de la bonne prise en compte de la stratégie dans les projets d’offre
• … et surtout décider (ou faire décider le Comité de Pilotage) quand cela dépasse le niveau du Chef de Projet.

Ces rôles doivent s’affiner en fonction de la personnalité et des capacités de chacun.

Les rôles sont loin d’être uniformes quel que soit le projet, trouver la bonne articulation entre ces deux acteurs sera certainement différent d’un Chef de Projet à l’autre, mais aussi d’un projet à l’autre. C’est en effet un jeu d’acteur ou chacun prend à son compte une part importante de la réussite du projet.

OPTEAM a développé une journée cadre pour définir le rôle de sponsor et le besoin auquel il répond.

Il s’agira donc dans la formation des Sponsors de leur apprendre à s’adapter à leur chef de projet et à « faire faire faire ».
 

Jean ELLEGOET

Consultant en Organisation par Projet et Directeur du Cabinet OPTEAM, il a pendant de nombreuses années travaillé dans des secteurs comme la banque assurance, l’ingénierie aéroportuaire, le spatial défense, les télécommunications, l’oil & gas.

Ces expériences variées, ses missions à l’international alliées à ses compétences en ingénierie pédagogique lui permettent aujourd’hui d’intervenir aussi bien en formation qu’en conseil en proposant aux entreprises des solutions innovantes adaptées à leurs équipes projets.

Il accompagne les clients d’OPTEAM dans des changements de grande ampleur ou la compétence projet est essentielle.