Stratégies de gestion de projet pour un lieu de travail hybride

Travailler en équipe hybride peut amplifier les risques inhérents à tout projet. Chaque projet dépend de la constitution de la bonne équipe, de la garantie que chacun sait clairement ce qu'il est attendu de lui, de l'établissement de normes de communication et d'une bonne gestion des réunions. Mais sur un projet hybride, ces choses deviennent à la fois plus critiques et plus difficiles. Vous aurez peut-être plus de mal à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Vous n’en avez peut-être jamais rencontré certains en personne. Les outils et réunions numériques peuvent être le seul moyen par lequel certains membres de l’équipe peuvent rester en contact.

Un chef de projet hybride peut répondre à ces problématiques et même faire jouer la dynamique d’une équipe mixte en faveur du projet. En effet, une étude récente a révélé que le travail hybride peut même renforcer la confiance et l’efficacité des équipes.

Il y a trois domaines clés à prendre en compte pour que vous puissiez faire fonctionner l'hybride pour vous plutôt que contre vous : comment vous planifiez et lancez le projet, comment vous configurez les outils afin tout le monde peut les utiliser, et comment vous utilisez les réunions. Examinons chacun d’eux tour à tour.

Préparez-vous au succès
La façon dont vous gérez le lancement d’un projet est particulièrement cruciale dans les équipes hybrides, car elle détermine si les membres de votre équipe se considéreront comme une seule équipe unifiée ou comme une série de satellites en orbite autour de la « vraie » équipe du bureau. Pour vous préparer au succès :

Pensez à la logistique lors de la constitution de votre équipe.
Si la majeure partie du travail du projet doit être indépendante, choisissez les personnes qui effectueront ce travail de la manière la plus efficace et la plus efficiente, quel que soit le lieu. Si une grande partie du travail doit être profondément collaborative – et surtout si cette collaboration doit se dérouler en temps réel – alors essayez de recruter des membres de l'équipe qui se trouvent dans le même fuseau horaire (ou similaire), ou mieux encore, qui s'entraînent. du même bureau. Cela peut nécessiter un peu d'adaptation mentale si vous travaillez dans une organisation devenue si conviviale à distance que les équipes de projet sont déterminées entièrement en fonction de leurs compétences et de leur expertise, sans tenir compte de l'emplacement.

D’un autre côté, lorsque vous travaillez sur un projet composé de tâches distinctes qui sont transférées d’un membre de l’équipe à l’autre, la répartition des fuseaux horaires peut être à votre avantage.

Formation Équipe projet

Clarifiez les termes et les attentes.
Lorsque vous dirigez une équipe de projet hybride, il est encore plus important d’être absolument clair sur les objectifs, les délais et les contraintes du projet ; ce qui est partagé via la messagerie ou par e-mail ; qu'est-ce qui justifie une réunion en direct ; et ce qui constitue une véritable urgence qui justifie un contact en dehors des heures normales.

Définissez les attentes dès le départ et prévoyez des enregistrements réguliers axés sur la communication intra-équipe. Conservez ces normes documentées sous une forme facile à mettre à jour, afin que clarifier un point délicat pour une personne rende également cette clarification accessible à toute l'équipe.

Amener tout le monde à utiliser les outils
Presque tous les projets peuvent bénéficier d’outils logiciels de collaboration, mais lorsque vous exécutez un projet hybride, votre logiciel est également votre espace de travail commun. Dans une étude de 2005 sur le travail d’équipe virtuel chez Intel, les chercheurs ont découvert que le choix d’un ensemble commun d’outils de travail numériques – puis leur utilisation cohérente – contribuait au succès des équipes hybrides. Pour vous assurer que votre environnement numérique permet efficacement votre projet hybride :

Amenez les adoptants réticents.
Il peut être difficile d’amener les gens à utiliser de nouvelles plateformes logicielles, mais si vous travaillez en équipe hybride, vous ne pouvez pas être freiné par un ou plusieurs adoptants réticents. Pratiquement tous les projets distribués auront besoin d'outils en ligne permettant une gestion centralisée des tâches), une messagerie de groupe, des réunions en ligne et un référentiel central de documents. Vous aurez peut-être également besoin d'outils pour activer le tableau blanc virtuel, la collaboration documentaire en direct, etc. Votre objectif est de choisir le nombre minimum d'outils nécessaires pour accomplir le travail et d'aider les gens à apprendre les plateformes pertinentes en fournissant une formation ou de la documentation et en s'en tenant à un ensemble cohérent d'outils tout au long de la vie du projet.

Une stratégie qui peut aider votre équipe à adhérer à votre boîte à outils et faciliter le parcours des personnes qui découvrent certains logiciels consiste à choisir vos outils ensemble. Alejandro Ferreira, chef de projet chez Kreitech, aime inclure l'équipe dans le choix des outils qu'elle utilisera sur chaque projet. Son entreprise n'avait pas d'employés à distance avant Covid, donc lors de leur premier projet en équipe distribuée, il a utilisé le processus de sélection des outils de projet comme un moyen de créer un sentiment d'appartenance qui était un peu plus insaisissable une fois qu'ils ne travaillaient plus en face à face.

Demander à son équipe de développeurs de voter sur leur ensemble d'outils préférés signifiait qu'ils se retrouvaient avec des outils que certaines personnes connaissaient bien, ce qui signifiait qu'il y avait toujours quelqu'un qui pouvait fournir un peu de coaching à ceux qui étaient nouveaux sur une plate-forme donnée.

Acceptez les digressions individuelles.
Faites la différence entre les outils que vous utiliserez ensemble et les outils que vous utiliserez séparément. Bien qu'il soit crucial de spécifier (ou de voter sur) les outils que vous utiliserez pour les tâches collaboratives telles que la rédaction de documents, vous pouvez laisser les gens choisir leurs propres outils pour tout ce sur quoi ils travaillent seuls. Il n’est pas nécessaire de se mettre d’accord sur des outils de collaboration pour une tâche que quelqu’un accomplit en solo.

Outils de gestion de projet

Tirez le meilleur parti du travail en temps réel
Les réunions en temps réel peuvent être cruciales pour accomplir votre travail, éliminer les goulots d'étranglement et partager les connaissances, mais des réunions excessives ou mal organisées peuvent être une source de frustration et de ressentiment, en particulier dans une équipe hybride où certains membres de l'équipe, mais pas tous, se réunissent en personne. . Une analyse détaillée des modèles d'interaction dans les réunions hybrides a révélé que les frictions technologiques interfèrent fréquemment avec les communications et la dynamique d'équipe, et a proposé que ces problèmes puissent être résolus en concevant des réunions pour uniformiser les règles du jeu - par exemple, avec un processus structuré pour le tour de rôle. .

Pour garantir que vos réunions sont le ciment de votre projet, plutôt qu'un fossé entre les membres de votre équipe :

Utilisez les réunions avec intention, et non par défaut.
Organisez une réunion de lancement pour toute l'équipe et réservez une fenêtre régulière au moins toutes les une ou deux semaines que les membres de l'équipe gardent bloquée dans leur calendrier au cas où une réunion serait nécessaire. Mais les rapports d'avancement doivent être publiés en dehors des réunions, par courrier électronique, sur le tableau de bord du projet ou par messagerie de groupe. De cette façon, vous n’obligez pas les gens à assister à une réunion simplement pour vous assurer qu’ils sont bien occupés – et les mises à jour sont documentées.

Tenez les gens responsables de la lecture de ces mises à jour d'équipe en réservant une fenêtre sacrée sans réunion dans vos horaires collectifs et en exigeant d'eux qu'ils agissent : faites savoir aux gens qu'ils disposent de 16h à 16h30 pour se tenir au courant des mises à jour de l'équipe chaque jour, et demandez aux gens pour publier une question de clarification, une suggestion ou une appréciation pour un autre membre de l'équipe chaque jour avant 16h30.

Combining technology and culture to drive the hybrid workplace - 1E

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Utilisez des outils de réunion qui uniformisent les règles du jeu.
Pour vous assurer que vos réunions hybrides ne désavantagent pas les participants à distance, établissez des cadences où vous demandez à chaque personne son avis, au lieu de simplement laisser les gens intervenir lorsqu'ils ont quelque chose à ajouter. Et envisagez d'élargir votre boîte à outils avec des technologies qui rendent les réunions hybrides plus engageantes et inclusives, par exemple en intégrant un tableau blanc numérique.

C’est ainsi qu’Emily Picknell, consultante interne en affaires au Centre canadien de télédétection, a veillé à ce qu’un membre du personnel des Territoires du Nord-Ouest puisse participer tout aussi efficacement que les membres de l’équipe basés à Ottawa. Un tableau blanc en ligne a non seulement égalisé les différences de localisation, mais a également permis d'impliquer des personnes plus à l'aise pour communiquer visuellement que verbalement.

Exploitez le pouvoir du tête-à-tête.
Toutes les sessions de travail en temps réel n'ont pas besoin de l'ensemble de l'équipe : parfois, un seul point de contact humain est un moyen plus efficace de rediriger les informations vers le groupe.

Lorsque Stephen Higginbotham s'est lancé dans un vaste projet d'infrastructure qui avait déjà échoué lors de 27 tentatives précédentes, des réunions individuelles en temps réel se sont révélées essentielles pour maintenir le projet sur la bonne voie. Le planificateur de projet de son équipe a tenu régulièrement des entretiens individuels avec les membres de l'équipe à distance, pour obtenir des mises à jour sur l'état d'avancement de leur travail, afin que le budget du projet puisse être géré de près et que le projet soit réellement achevé - avec des résultats qui ont sauvé son entreprise.

Considérez les réunions comme un outil relationnel.
Alors que nous sommes nombreux à avoir des agendas chargés, il est tentant de rendre chaque réunion aussi efficace que possible – et parfois, c’est exactement ce dont vous avez besoin. Zac Mutrux, consultant commercial en ressources humaines, a de bons souvenirs de sa collaboration avec une organisation à but non lucratif où chaque réunion avait un contrôleur de temps désigné, chargé de faire respecter les horaires alloués sur un ordre du jour pré-planifié. La rotation de ce rôle signifiait que personne ne devait être le méchant permanent.

Mais fondamentalement, votre collaboration en temps réel est une opportunité clé d’établir des relations et un climat de confiance entre les membres de votre équipe, en particulier entre les personnes travaillant à distance et celles qui travaillent au bureau. Intégrez donc l’interaction sociale dans vos réunions de travail et faites suffisamment de place à des conversations hors sujet pour que les gens puissent s’engager de manière créative et créer un sentiment de connexion.

Recherchez des opportunités de créer des liens tout au long de vos réunions, au lieu de planifier les liens comme un événement distinct et spécial. Si un chien ou un chat apparaît à l’écran, demandez le nom de l’animal. Si quelqu'un interrompt le cours de sa pensée en s'excusant de s'être éloigné du sujet, invitez-le à terminer sa réflexion.

Evo Heyning, une artiste médiatique et productrice qui réunit souvent des équipes hybrides pour collaborer sur des projets créatifs, recherche des indices devant la caméra sur les intérêts hors ligne et non professionnels de ses collaborateurs. C’est plus réalisable si vous faites savoir à votre équipe que vous visez des réunions occasionnelles plus longues (45 à 75 minutes), plutôt que des réunions courtes et fréquentes. (Mais évitez les activités mièvres de consolidation d’équipe : les recherches suggèrent que de nombreux employés détestent les liens obligatoires.)

Formation La conduite de réunion

Les projets hybrides ne sont que… des projets
Si certaines de ces pratiques semblent bien placées dans n’importe quel projet, eh bien, vous avez raison ! En fin de compte, les défis liés à la gestion efficace de projets nous appellent simplement à être plus attentifs aux subtilités et aux sensibilités impliquées dans la gestion de tout projet où les gens travaillent dans différents endroits (comme les différents bureaux d'une entreprise mondiale), ou avec différentes ressources à portée de main. Devenez un excellent chef de projet hybride et vous deviendrez un meilleur chef de projet.