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Parole d'experts / Intelligence Artificielle et Gestion Projet / Exemples d’invites de ChatGPT pour les chefs de projet

Exemples d’invites de ChatGPT pour les chefs de projet

Pour s'adapter au monde du travail de demain, les chefs de projet doivent être techniquement compétents pour rester performants. Alors que nous approchons du premier anniversaire de ChatGPT, on ne peut s'empêcher de remarquer comment l'IA générative transforme véritablement les processus et les solutions de travail, affûtant la prise de décision et permettant des insights plus approfondis pour créer des solutions innovantes pour les clients et parties prenantes en entreprise.

Selon une enquête FlexOS, environ 81 % des utilisateurs d'IA générative reconnaissent que cette technologie a boosté leur productivité, notant l'efficacité temporelle, une production accrue en moins de temps, l'automatisation des tâches répétitives et une amélioration de la précision et de la qualité du travail. L'IA générative offre un immense potentiel et des applications prometteuses dans les environnements professionnels.

Les chefs de projet ont de nombreuses opportunités pour exploiter ChatGPT et d'autres outils d'IA générative afin de faciliter une planification de projet plus précise et confiante, d'identifier et de réduire les risques, et de découvrir des aspects cachés qui n'auraient pas été envisagés sans l'aide de l'IA. Cela aura un impact direct sur les résultats des projets et permettra des approches plus complètes et détaillées.

Planification de Projet et Jalons
Pour la planification de projet, le Professeur Dr. Te Wu, PDG de PMO Advisory, recommande aux chefs de projet d'utiliser les directives suivantes :

"Élaborez des questions à poser lors des réunions pour démarrer le projet."

"J'ai besoin de votre assistance pour concevoir un modèle d'évaluation des risques du projet."

"Veuillez fournir une liste de contrôle de transition et de conclusion du projet."

"En tant que chef de projet [rôle], je suis responsable du lancement d'un nouveau site Web de commerce électronique [exemple de projet]. Le projet est prévu sur une période de 6 mois et implique plusieurs départements tels que la conception, le développement et le marketing [contexte]. Veuillez générer un plan de projet complet comprenant les objectifs, le cas d'affaires, la portée, le calendrier, les parties prenantes et les critères de réussite [instructions] au format tableau [format de sortie]."

Pour créer un plan de projet détaillé avec des jalons, Kang utilise cette directive :

"Générez un calendrier de projet avec des jalons, des dates de début et de fin, des objectifs, des tâches et des parties responsables pour le lancement du projet X. Veuillez fournir et suggérer des jalons, leurs dates de début et de fin, des objectifs, des tâches et la partie responsable pour chaque jalon au format tableau « .

Formation Planification

Analyse des risques
Le chef de projet et analyste Liam Hunt de GoldIRAGuide.org partage son prompt d'analyse de risques préféré :

"Identifier les risques potentiels associés à [détails spécifiques du projet] et suggérer des stratégies d'atténuation."

Vous pouvez également demander à ChatGPT :

"Générer une évaluation détaillée des risques pour ce projet."

Enfin, le consultant en projets basé au Royaume-Uni, Andy James, utilise ChatGPT comme un moyen de vérifier s'il manque quelque chose. "Par exemple, supposons que je commence un projet et que nous brainstormons les risques potentiels pour le projet à enregistrer et à suivre dans le RAID," commence James.

"Après la réunion, je demanderais à ChatGPT : 'Nous faisons un projet pour faire X et voici les risques que nous avons identifiés, y a-t-il quelque chose que nous aurions oublié ?' Cela révèle généralement plusieurs éléments utiles à discuter."

Formation Management de risques

Réunions et rapports
Un autre des favoris de Hunt pour fournir des rapports et des mises à jour après les réunions est : "Rédigez un e-mail de mise à jour du projet pour les parties prenantes de [nom du projet] mettant en évidence les réalisations clés, les défis actuels et les prochaines étapes." Cela aide à fournir un cadre pour structurer le contenu.

Et pour conceptualiser et résumer facilement les points clés d'un rapport détaillé, Taylor Caplan, chef de projet marketing chez Duckpin, utilise ces instructions :

"Énoncez les points clés du [rapport]. Mettez l'accent sur toute mention de [notez les thèmes importants que vous souhaitez spécifiquement mettre en avant].

"Aidez-moi à rédiger un ordre du jour pour la réunion sur l'état du projet."

Formation Cockpit projet

Engagement des parties prenantes
Kang, qui conseille également les chefs de projet dans leur parcours professionnel, partage ce prompt très utile et très spécifique lorsqu'il s'agit d'anticiper des conversations difficiles avec les parties prenantes, des malentendus et des tensions :

"Simulez le dialogue et fournissez un guide étape par étape pour aider au mieux le [chef de projet] à se préparer lorsqu'il traite avec une partie prenante résistante. Contexte : je veux lancer un nouveau projet X et une partie prenante clé ne voit pas l'importance de celui-ci. Veuillez fournir des indications avec les préoccupations potentielles et les arguments présentés sous forme de tableau ? Je veux que la colonne des arguments comprenne 2 à 3 points pour chaque sujet de discussion."

Formation Gérer la sous-traitance des projets

Autres instructions utiles pour ChatGPT en gestion de projet
"En tant que cadre supérieur avec plusieurs projets dans les projets de technologie émergente et d'innovation, j'utilise ChatGPT quotidiennement," relate Rob Petrosino, responsable de la technologie émergente et de l'innovation chez Peak Activity.

"Mon instruction clé est d'ajouter à la fin de toute question ou de demander à ChatGPT 'De quelles autres informations as-tu besoin pour compléter cette tâche ?' En posant cette question, je peux développer mon idée initiale et aider GPT à combler les lacunes qu'il ne comprend pas."

Stephanie Scheller, productrice de l'événement GrowDisrupt, pousse encore plus loin lorsqu'elle demande au chatbot après sa première réponse :

"Pouvez-vous détailler un peu plus ces informations en des tâches plus spécifiques et étape par étape ?"

Enfin, Hunt partage comment il alloue les ressources du projet, avec :

"Analysez les besoins en ressources pour [nom du projet] compte tenu de la portée actuelle et fournissez des recommandations pour une allocation optimale des ressources.