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Piloter le changement induit par les nouveaux projets

Piloter le changement induit par les nouveaux projets
Au sein d’une entreprise les nouveaux projets apportent des changements. Le changement, qu’il soit petit ou grand, peut avoir une grande portée stratégique et un impact significatif sur le fonctionnement de l’entreprise. C’est pour cette raison que le changement induit par les projets doit être bien encadré afin d’éviter l’apparition de problèmes additionnels influencés par le contexte interne ou externe à la compagnie.

Les changements sont inévitables et doivent être conduits de façon adéqu ate. La conduite du changement est souvent propre à chaque entreprise et, de plus, doit être adaptée pour chaque projet.

Mais qui en est le Responsable ? Qui assume aujourd’hui sur la plupart des projets le rôle de Pilote de la Transformation ? Très souvent c’est le chef de projet lui-même - parfois le manager de la mission - qui doit prendre en compte la gestion du changement induit par son projet.

Pour mieux comprendre le rôle de Pilote de la Transformation d’un chef de projet il est nécessaire d’examiner ce que c’est que le Change Management en termes de Project Management et d’identifier toutes les actions de conduite du changement à mener tout au long de la vie du projet. Dans votre PMP (Plan de Management de Projet), l’ensemble des actions nécessaires pour mener à bien votre projet, vous définissez comment votre projet sera réalisé, suivi et contrôlé en lui associant les activités et ressources nécessaires. L'éventail des activités possibles est large et couvre différents segments pour manager les délais, les coûts, la qualité, les risques, les achats… et les changements. N’oubliez pas que le plan de management de projet est toujours réalisé avec les parties prenantes et les acteurs du projet et que manager le changement signifie également à manager les gens et les résistances. Le chef de projet devra savoir mobiliser autour de la réalisation de son projet, c’est la principale condition d’efficacité pour le mener à bien.

L'essence c'est d'identifier et de planifier les tâches qui sont nécessaires pour manager le changement si vous voulez donner une grande chance de succès à votre projet. De ce fait, les activités liées à la gestion du changement peuvent comprendre :
  • s’assurer que l’expression du changement est claire et compréhensible et aider le commanditaire du projet à mieux l’expliciter
  • évaluer les impacts du changement, sur les populations et l'organisation, planifier les activités nécessaires pour remédier à ces impacts
  • identifier les agents du changement et autres acteurs impliquées dans les activités de changement, et qui peuvent donc être vos alliés et les ambassadeurs du changement,
  • identifier toutes les parties prenantes et définir le niveau de participation et d’adhésion de chacune pour pouvoir identifier votre stratégie de communication
  • planifier comment et quand les changements seront communiqués, planifier l’organisation et la diffusion de messages
  • veiller à ce que les personnes impliquées et affectées au projet comprennent bien le processus du changement
  • faire en sorte que les personnes impliquées et touchées aient les moyens, l’aide et le soutien nécessaire évaluer les besoins de formation entraînés par le changement, planifier la formation et établir comment celle-ci sera mise en œuvre
  • identifier et convenir des indicateurs de succès pour piloter le changement et veiller qu’ils sont régulièrement mesurés.

Un spécialiste anglais disait que le Project Manager est aussi un Change Manager et nous sommes tout à fait d’accord avec cette affirmation. Le chef de projet, pour être efficace, doit être également responsable du changement.

Souvent, les projets sont prévus sans tenir compte du fait que leur déroulement et leur résultat entraîneront des changements dans leur environnement. En tant que chef du projet et qu'initiateur du changement vous devez faire de votre mieux pour prédire et être prêt à gérer les résistances qui se produisent lorsque vous changez quelque chose dans une organisation. La réalité est que vous ne pouvez pas contrôler complètement le résultat en raison de l'interaction complexe entre les personnes, les processus, les organisations, les cultures et d'autres facteurs. En échange vous pouvez préparer et planifier ces actions de conduite du changement pour faciliter la transformation et donner plus de chances de réussite à votre projet. Lorsque la conduite du changement est vue sous cet angle, il est nécessaire que les actions de gestion du changement soient intégrées dans votre plan de management de projet.

Vous avez la responsabilité d’examiner votre projet d’une façon réaliste, de veiller à ce que le changement induit soit géré de manière appropriée pour assurer la livraison des bénéfices qui ont justifié l’initiation du projet.

Soyez des chefs de projet compétents, qui planifient et pilotent le changement induit par leurs projets !
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