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Parole d'experts / Planification de projets / Le multitache, une source majeure d’inefficience en entreprise

Le multitache, une source majeure d’inefficience en entreprise

Le multitache

LE MULTITACHE N’existe pas !

En théorie, le multitâche consiste à réaliser plusieurs tâches en même temps mais l’être humain est peu adapté à ce mode de fonctionnement.
En réalité, une personne va rarement réaliser deux tâches simultanément mais plutôt commuter plus ou moins rapidement entre plusieurs tâches. Or, ces commutations allongent les durées des tâches et les reprises sont coûteuses en temps et en énergie.
Le schéma ci-dessous illustre le phénomène. Idéalement, les tâches A, B et C devraient être effectuées en séquence. En pratique, elles seront exécutées en parallèle ; toutes les tâches finissent alors plus tard et les délais de reprise (en rouge) augmente la durée globale.

multitache

Pour sensibiliser tous les niveaux hiérarchiques aux dégâts du multitâche, la pratique du jeu du multitâche est très utile. Il consiste à effectuer quatre tâches élémentaires d’abord en série puis en parallèle. Les résultats du jeu sont toujours spectaculaires et sans appel. En moyenne, le multitâche augmente la durée de toutes les tâches de 100 à 500%, accroit la charge de travail de 100%, réduit la qualité du travail et augmente le stress négatif !

LE MICRO-MULTITACHE

Pour mieux comprendre les causes du multitâche, il est utile de distinguer le macro-multitâche du micro-multitâche.
Le micro-multitâche se déploie à l’échelle de la journée alors que le macro-multitâche se situe plutôt sur l’échelle de la semaine ou du mois.
Le micro-multitâche est provoqué par les multiples sources d’interruptions quotidiennes :
  • Appels téléphoniques
  • Notifications d’emails ou de sms
  • Conversations
  • Pannes
  • Réunions
Aujourd’hui, les outils de l’hyper-connectivité et les open-spaces favorisent un micro-multitâche intensif. 
Ainsi, dans la majorité des entreprises, un ingénieur peut difficilement travailler plus d’une demi-heure sur une tâche sans être interrompu. Il n’est pas rare de voir un salarié, excédé par toutes ces interruptions, décider d’aller travailler chez lui pour pouvoir enfin travailler tranquille sur un dossier qui demande un minimum de temps et de concentration !
La procrastination conduit également au multitâche. On est à l’affut de la moindre sollicitation pour justifier l’interruption d’une activité peu motivante.
Chaîne critique et planification dynamique

LE MACRO-MULTITACHE

Le macro-multitâche va consister à interrompre une tâche pendant plusieurs jours pour démarrer ou poursuivre une autre tâche.
L’absence de priorités est l’une des sources profondes de ce type de multitâche. Pour satisfaire tout le monde, on préfère travailler en parallèle sur plusieurs tâches de plusieurs projets. Ainsi, on avance lentement sur plusieurs projets plutôt que de terminer rapidement les tâches successivement.
Les conflits entre projets et opérations vont également engendrer du multitâche. Par nature, les tâches de support sont difficiles à planifier et vont interrompre les ressources sur les projets.
Le chef de projet est également sujet au multitâche entre ses tâches projets et son rôle managérial. Chef d’orchestre dans la journée, ça n’est souvent que tôt le matin ou tard le soir qu’il peut s’attaquer aux livrables qu’il doit lui-même réaliser …
Du fait de la non maitrise des délais et de la difficulté à identifier les tâches réellement critiques sur un projet, les ressources sont régulièrement interrompues pour exécuter des tâches devenues prioritaires.
L’incomplétude des livrables est une autre source de macro-multitâche. Suite à une mauvaise définition des livrables ou pour pouvoir tenir un engagement calendaire, une personne va transmettre un document incomplet à son successeur qui au bout de quelques heures ou jours va devoir s’interrompre pour réclamer la fin du document à son prédécesseur qui sera lui-même interrompu !
 

DU MULTITACHE à la FOCALISATION

Le multitâche ne doit pas être totalement éradiqué car il est parfois utile. Cependant, il faut cesser de le valoriser systématiquement.
La réduction du multitâche se concentrera particulièrement sur les ressources les plus chargées et celles qui réalisent les tâches critiques des projets.
Pour réduire le micro-multitâche, la définition de plages horaires dédiées au travail individuel, l’augmentation du télétravail, l’optimisation des réunions, la réduction ou le regroupement des appels et messages sont d’excellents moyens pour engager une spirale vertueuse.  
Pour le macro-multitâche, la méthode de la Chaîne Critique est particulièrement efficace. En intégrant les contraintes de ressources dans les projets, cette méthode permet en effet d’identifier les goulots d’étranglement et les tâches réellement critiques sur lesquelles se focaliser. En séquençant les projets et en mutualisant les marges de sécurité dans des tampons, elles facilitent ainsi la priorisation des tâches entre projets.



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Robin Eric

ROBIN Eric

Après 15 ans en tant que chef de projet informatique dans plusieurs SSII,  Eric a développé une expertise unique sur la méthode de la Chaîne Critique. Consultant indépendant depuis 2002, il intervient autant sur les aspects techniques que managériaux pour assurer le succès des premiers projets pilotes puis le déploiement dans la totalité d’une organisation. Ses nombreuses références Chaîne Critique vont du portefeuille de petits projets pour un bureau d’études jusqu’au management de grands programmes dans le secteur spatial, aéronautique ou nucléaire. En parallèle, il enseigne le management de projets  auprès des étudiants en mastère de plusieurs grandes écoles et universités (ENSAM, IAE Aix en Provence, Centrale Marseille, HEG Genève).
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