Nous vous présentons aujourd’hui les clés de succès pour un projet d'installation d'un progiciel de gestion intégré (ERP) dans une entreprise.
Nous avons eu le plaisir de rencontrer Monsieur Federico FENOLL, consultant-formateur au sein du cabinet OPTEAM. Federico anime les formations de gestion de projet dans le monde informatique, projets en maitrise d’œuvre au forfait de réalisation d’applications spécifiques ou projets de mise en place d’une solution ERP. Nous avons eu un échange avec lui au sujet de la formation INTEGRATEUR 1 qui présente les fondamentaux de la gestion d’un projet d’intégration de progiciel.
Bonjour Monsieur FENOLL, pouvez-vous nous rappeler les particularités d’un ERP ?
Un ERP ou PGI (Programme de Gestion Intégré) qui est l’appellation officielle en Français, est une solution applicative logicielle pour gérer l’ensemble du système d’information d’une entreprise. Cette solution se présente sous forme de modules standard, un module pour chaque grande fonction de l’entreprise, gestion financière, gestion des RH, gestion des achats etc. Tous les modules sont connectés à une seule et unique base de données, qui intègre donc la globalité du SI de l’entreprise. Ces modules ont de très grandes possibilités de paramétrage ce qui permet de les adapter à des entreprises très différentes. La mise en place d’un ERP peut se faire avec un nombre variable de modules, selon les besoins de l’entreprise.
Quand est-il intéressant pour une entreprise de s’orienter vers ce type de projet ?
Une entreprise a tout intérêt à s’orienter vers un ERP lorsqu’elle souhaite actualiser profondément la structure et la gestion de son SI. Les objectifs visés par ce changement peuvent être multiples : abandon d’applications spécifiques pour des solutions logicielles standard qui apportent souplesse, facilités de maintenance, en particulier évolutives grâce au paramétrage, homogénéisation de l’ergonomie au sein d’un groupe, meilleure vision globale des performances de l’entreprise pour faciliter la réactivité et la prise de décision.
Quels sont les risques et les pièges à éviter lors du choix d’un ERP ?
La réussite ou l’échec de la mise en place d’un ERP, projet toujours stratégique, aura des conséquences très importantes au niveau des performances de l’entreprise.
Or de nombreux projets sont condamnés avant même d’avoir commencé. Pourquoi ? Du fait d’un mauvais choix, ce qui sera le cas si l’ERP retenu n’offre pas suffisamment de solutions standard pour répondre aux besoins de l’entreprise. Lors de la réalisation il en résultera alors un trop grand nombre de spécifiques et un large dépassement des coûts et délais prévisionnels.
Contrairement au discours commercial des intégrateurs, les ERP ne sont pas ‘universels’ et, entre eux, ne proposent pas la même variété et profondeur de fonctionnalités, en particulier pour les solutions métier, or l’entreprise lors de la phase de choix a rarement cette indispensable visibilité. Afin d’assurer la qualité du choix il est donc de la plus haute importance de faire un appel d’offres de grande qualité avec un cahier des charges fonctionnel très précis. Celui-ci doit aller au-delà d’une expression de besoins classique et détailler autant que nécessaire les fonctionnalités attendues et en retour il doit être demandé à l’intégrateur de répondre précisément point par point.
Ce manque réel de visibilité sur les capacités de l’ERP à répondre en standard aux besoins fonctionnels de l’entreprise, est la principale cause d’échec des projets.
Quels sont les pièges à éviter en début de projet ?
Démarrer trop vite avant que la MOA ait une bonne visibilité sur de la méthodologie de réalisation qui sera mise en œuvre par la MOE.
Un projet ERP, par son importance stratégique, les moyens financiers qui y sont consacrés et le grand nombre de personnes impliquées, aussi bien en MOA qu’en MOE, doit être traité comme un grand projet et à ce titre, doit donner lieu à une préparation méthodologique minutieuse. C’est le but du Plan de Management Projet (PMP), dont l’objet est d’organiser et d’anticiper tout ce qui peut l’être. Le PMP, réalisé avant le début effectif des travaux par le chef de projet MOE, décrit le scénario détaillé de mise en œuvre de toutes les phases du projet. Sont ainsi précisés les méthodes de réalisation, les livrables, les rôles et responsabilités de tous les intervenants MOA et MOE, les méthodes de suivi de projet et des risques, le mode de gouvernance du projet ainsi que le budget et les plannings prévisionnels.
Lors de l’affectation des ressources, l’entreprise doit particulièrement faire attention au choix de son Directeur de Projet et à celui des experts métiers. Le DP de la MOA doit être un chef de projet expérimenté afin d'animer comme il se doit son équipe interne, mais aussi pour faire face et complémenter efficacement l’action du chef de projet MOE, avoir une vision précise de l’avancement des travaux et des difficultés rencontrées et exiger de l’intégrateur le respect des engagements contractuels du PMP.
Enfin les experts métiers affectés au projet doivent tous avoir une réelle disponibilité et une vision fonctionnelle pointue à court, moyen et long terme.
Quelle est l’importance du PMP ?
Je dirais, fondamentale ! Un projet d’envergure qu’il soit informatique ou non, doit nécessairement bannir l’improvisation et jouer sur l’anticipation et l’organisation seuls moyens de réduire la complexité. Le PMP, apporte toutes les précisions nécessaires sur l’ensemble des travaux à réaliser et leur chronologie, les méthodes qui seront appliquées, qui fait quoi et les responsabilités de chacun. Le PMP une fois validé définit les engagements de toutes les parties prenantes MOA et MOE, il est le référentiel méthodologique incontournable du projet.
Quels sont les principaux risques en cours de projet ?
La phase d’expression des besoins est, on le sait, la plus complexe et risquée de tout projet. La définition fonctionnelle des besoins d’un projet ERP doit absolument se faire dans le respect de la philosophie ’progiciel’, à savoir rester dans le standard lorsque celui-ci répond au vrai besoin métier, même si la solution ne correspond pas exactement au fonctionnement idéal rêvé.
Ultérieurement il est fréquent de ne pas disposer d’informations réalistes d’avancement des travaux et d’avoir une vision coûts, délais à achèvement totalement fausse, toujours optimiste.
Ce type de solution structure fréquemment l’organisation de l’entreprise, il en découle donc d’importants efforts de conduite du changement, ce qui nécessitera, pour en assurer le succès, une forte implication de la Direction Générale ainsi que, tout au long du projet, des actions d’information et de formation adaptées pour faciliter la compréhension et l’appropriation de projet par les utilisateurs.
Quels sont les conditions de succès pour un projet ERP ?
Pour réussir un projet ERP l’entreprise doit absolument se mettre en mode projet stratégique, et constituer une équipe solide aussi bien MOA que MOE, en résumé :
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avoir une DG fortement impliquée dans le projet avec l’objectif d’une solution s’appuyant au maximum sur du standard
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faire un bon choix de l’ERP
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disposer d’une équipe MOA métier très impliquée, expérimentée et ayant une vision métier stratégique
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s’appuyer sur un PMP de qualité, suffisamment détaillé, réaliste et validé par toutes les parties prenantes
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disposer d’une direction de projet MOA et MOE confirmées.
Merci beaucoup Federico FENOLL!
Federico FENOLL
Ancien Directeur Qualité du groupe STERIA, Federico FENOLL a plus de trente ans d’expérience en management de projet de solutions spécifiques et d'intégration d'ERP au forfait. Il est consultant formateur au sein d’OPTEAM depuis 10 ans et il est également impliqué dans des démarches d’animation des équipes projet répondant à des besoins spécifiques d’évolution des SI.