La planification dynamique une clé pour le deconfinement ?
TOUT est a replanifier !
Depuis quelques jours, les chefs de projets et planificateurs sont extrêmement sollicités puisqu’avec cette longue période de confinement la grande majorité des projets doivent être replanifiés.
Les managers de projets et leurs équipes doivent effectuer au plus vite de multiples simulations et répondre à de nombreuses et délicates questions :
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Quelles sont les nouvelles dates prévisionnelles en reportant toutes les tâches non effectuées ?
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Quel est l’impact des retards de mes fournisseurs et sous-traitants ?
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Comment intégrer les contraintes de distanciation, de temps partiel, d’horaires décalés ?
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Quelle est la sensibilité de mon planning à des ressources et des goulots d’étranglement ?
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Comment redonner confiance à mes clients sur ma capacité à tenir mes nouveaux délais ?
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Sur quels critères choisir les projets à geler ou abandonner ?
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Puis-je facilement transférer les ressources libérées sur mes projets prioritaires ?
Une planification STATIQUE INADAPTEE
Malheureusement, les plannings actuels sont trop statiques et généralement inadaptés pour répondre rapidement et efficacement à ces questions.
Ainsi, beaucoup de projets sont planifiés sous Excel et Powerpoint. Une situation qui a poussé Microsoft à s’adapter à son marché en configurant la planification manuelle par défaut dans son logiciel MS Project ™ !
Quand il existe, le réseau PERT est presque toujours incomplet avec une multitude de tâches comportant des marges (slack) excessives, par absence de successeurs, ou négatives, par ajout d’une multitude de contraintes de dates ou échéances.
La quasi-totalité des managers de projets renonce à utiliser le nivellement (ou lissage) de ressources faute de connaître les limites des algorithmes qui résolvent les surcharges de ressources.
Pourtant en respectant quelques règles strictes, il est facile de construire un planning dynamique, rapide à mettre à jour, permettant d’identifier les tâches réellement critiques et de mesurer la sensibilité du planning à la disponibilité des ressources ou des contraintes calendaires externes.
L’effort de la planification initiale est alors largement compensé par la facilité et la fiabilité du suivi.
Formation « Chaîne critique »
DES REGLES SIMPLES ET FACILES A METTRE EN OEUVRE
Pour faciliter la simulation et le suivi, le réseau de tâches doit être complet. En fonction des scénarios et de l’avancement, c’est le logiciel de planification (et non le planificateur !) qui va calculer les dates probables de fin des tâches et des jalons clés.
La planification dynamique s’appuie sur dix règles simples et faciles à mettre en œuvre :
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Chaque tâche doit avoir un nom unique et être associée à un livrable (cf. WBS ou OTP)
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La granularité des tâches doit être homogène et proportionnelle à l’horizon temporel
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Chaque tâche doit posséder un successeur et un prédécesseur (cf. réseau complet)
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Les tâches doivent être liées logiquement entre elles par des liens fin-début
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Un lien ne doit pas correspondre à une dépendance de ressource
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Sauf contraintes externes, les tâches ne doivent pas avoir de contrainte de date
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Chaque tâche possède une seule ressource affectée à temps plein
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Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche, elles doivent travailler simultanément sur la tâche (cf. affectation synchrone)
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Les tâches récapitulatives ne doivent comporter ni liens ni ressources
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Lors du suivi, la date d’état doit séparer le travail effectué et le reste à faire
Aujourd’hui, les outils collaboratifs et techniques de facilitation permettent une construction participative et une appropriation du planning par l’équipe.
UNE opportunité pour reprendre la main sur ses plannings
Dès lors que le planificateur dispose d’un planning dynamique, l’identification de la contrainte de délais de son projet est immédiate en s’appuyant toutefois sur un logiciel spécialisé – il en existe plus d’une dizaine sur le marché.
Par défaut, le chemin critique n’intègre pas les contraintes de ressources et lorsque l’on applique le nivellement les calculs de marges sont faussés. La chaîne critique, elle, intègre simultanément les dépendances de livrables et de ressources entre les tâches. Grâce à cette intégration, le plus long chemin de dépendances est bien identifié et les marges correctement calculées.
Le manager de projet se réapproprie son planning et, lui et son équipe, reprennent confiance dans la tenue des délais. L’affichage de la chaîne critique se révèle un outil extrêmement efficace pour présenter un planning crédible et expliquer les contraintes de délais à sa Direction.
Eric ROBIN ©
Conseil « Management des ressources »
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