Comment intégrer les documents techniques et commerciaux dans votre projet ?
Fonctions des différents types d'information
1 Aide à la prise de décision
En faisant une analogie à la conduite d’un avion, pour se situer physiquement et être assuré d'atteindre sa destination terminale, le pilote doit connaître avec exactitude sa place, sa direction et vérifier son autonomie sur le résultat final : atterrir à l’endroit initialement souhaité suivant un plan de vol préalablement établi. En cours de vol, une quantité d'informations fiables doit être mise à sa disposition immédiate et lui être en permanence communiquée pour qu’il puisse très vite décider de rectifications à éventuellement effectuer pour se recaler sur la route établie. Un simple coup d'œil sur les instruments et indicateurs de son tableau de bord doit lui permettre de prendre les décisions et de diriger son avion au point d'arrivée prévu sur son plan de vol, sans risque de mise en péril de ses passagers et/ou du fret dont il est responsable.
En remplaçant "avion" par "projet" cette situation conserve toute sa valeur.
Dans son activité de préparation, le chef de projet doit pousser la réflexion pour établir un plan qui détermine la mise en œuvre du management de son projet.
Dans son activité de pilotage, le chef de projet doit maîtriser et connaître l'état technique des éléments gérés pour décider de la marche à suivre. De même que le commandant de bord doit observer ses paramètres de vol et de fonctionnement de son aéronef, son objectif ne sera pas atteint si les instruments de son poste de pilotage délivrent des données partielles, erronées ou sujettes à interprétations.
De façon identique, doivent être portés à la connaissance du chef de projet les détails fins sur les aspects :
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temps et projections jusqu’à terminaison,
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dépenses et de leur répartition,
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éléments réalisés et restant à faire.
L'utilité de ces informations est d’autant plus limitée que l'état technique du travail correspondant est approchant ou méconnu.
Pour aboutir à la réalisation de ces objectifs sans mettre en péril l'avenir de son projet, le pilote doit prendre les décisions que lui imposent les circonstances :
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Quelles décisions prendre?
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Quelle est leur importance?
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Quelles sont ou seront les conséquences immédiates ou à long terme de cette décision?
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Comment choisir "LA" bonne décision conduisant au résultat escompté?
A toute ces questions, des réponses doivent être formulées et souvent rapidement ! Seule la disposition permanente d'une information complète, fiable, communiquée au décisionnaire, permet de rationaliser son action. Un système d'information, traitant de l'ensemble des domaines influant sur la conduite du projet, doit être mis en place pour que circule l'information décisive nécessaire au pilotage.
Acquérir la connaissance de l'information évite le risque de s'aventurer en terrain méconnu, permet de diriger les événements plutôt que de se laisser conduire par eux et en subir les conséquences tout au long du projet.
La méconnaissance de l'information, une mauvaise assimilation ou une diffusion à contretemps sont bien souvent à l'origine de nombreux dysfonctionnements.
Compréhension, aiguillage correct et interprétation juste sont les résultats satisfaisants d'un traitement de l'information adapté et d'une communication efficace.
2 Hiérarchisation des informations
Considérant l'existence d'informations et de documents de tous types, genre et nature qui relèvent de responsabilités différentes, un premier tri permet de les classer globalement en trois grandes catégories :
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les normes et standards qui constituent des règles générales et/ou spécifiques, émises en externe et interne, applicables aux métiers ou aux marchés. Les procédures regroupent les méthodes générales et/ou particulières décrivant un procédé dans le respect de la normalisation,
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les documents de type administratif (notes internes, courriers, télex, fax, ... ) faisant l'objet d'une gestion suivant les règles de l'art du métier de secrétariat,
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les documents techniques et commerciaux qui sont intégrés aux dossiers de développement des produits ou à la documentation de ces produits.
Si l'ensemble de la documentation d'une entreprise doit adopter un même formalisme de présentation et d'identification qui représente son image de marque externe et facilite l'archivage interne en vue d'une recherche ultérieure, seule la gestion des documents relative aux projets et produits sera par la suite approfondie. Chaque aspect du projet, chaque étape de sa réalisation doit être documenté, décrit en s'appuyant sur des informations regroupées dans des documents. Ces mêmes documents sont à leur tour rassemblés pour constituer les dossiers.
En définissant au préalable la constitution de chacun d'eux, une organisation générale des informations attendues du projet ou du produit est ainsi établie, permettant d'assembler les briques constitutives de l'organigramme de la documentation. C’est le Plan de Gestion de la Documentation qui regroupe toutes ces données.
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Patrick Bourdichon: 
Pendant 10 ans chez Schlumberger Industries, Patrick a été responsable de la gestion de la qualité, de la documentation et de la configuration. Il a également été responsable de la mise en place des méthodes de conduite de projet. Avec le groupe Athena Assurances, il a conduit pendant 3 années des projets de systèmes d’informations pour le réseau commercial. Il est également auteur du management de projet, (Editions WEKA), Estimation des coûts des projets industriels (Afnor Gestion) et L’ingénierie Simultanée (HERMES)
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